営業活動は、お客様へのアプローチや商談だけにとどまりません。提案書作成、報告書作成、議事録まとめ、そして営業メールの作成など、実は多くの事務作業に時間を取られているのが現状です。その結果、本来注力すべき「顧客対応」に使える時間が圧迫されている…そんな悩みを抱えていませんか？
こうした課題の解決に役立つのが、AIチャットツール「ChatGPT」です。
本記事では、営業活動におけるChatGPTの活用法を、具体的なプロンプト例とともにわかりやすく解説します。営業効率を高めたい方、ぜひ参考にしてください。
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営業活動におけるChatGPT活用
営業活動には、次のような多くの業務が含まれます。
- 議事録作成
- 提案書・企画書作成
- 営業メールの作成
- 競合や市場の情報収集
- 社内報告書の作成
これらの業務の多くは、実はChatGPTを活用することで効率化できます。たとえば、メールや提案書のたたき台作成、トークスクリプトの作成、市場動向やニーズの把握などを短時間で行うことができます。これにより、営業担当者はより多くの時間を「お客様対応」に使うことができ、結果として売上向上にもつながります。
ChatGPT活用時の注意点
便利なChatGPTですが、万能というわけではありません。活用する際には以下の点に注意が必要です。
情報の鮮度や正確性の問題
ChatGPTは、与えられた情報をもとに文章を生成しますが、必ずしも「最新」や「正確」とは限りません。市場情報や競合分析などでは、信頼できる情報源での確認が不可欠です。
情報漏洩のリスクがある
ChatGPTは入力された情報を学習しませんが、機密情報や顧客情報などの「個人を特定できる内容」は入力しないようにしましょう。業務利用では、社内ガイドラインに従うことが重要です。
顧客の要望や状況は把握できない
ChatGPTは、相手の表情や温度感を読み取ることができません。顧客の本音を引き出すような繊細なやりとりは、人間の営業担当者にしかできません。ChatGPTはあくまで「サポートツール」として使いましょう。
ChatGPT活用：文書作成
営業担当者にとって、提案書やサービス資料の作成は欠かせない業務の一つです。しかし、ゼロから構成を考えるには時間も労力もかかり、内容にムラが出てしまうこともあります。そうした文書作成業務において、ChatGPTを「たたき台作成のアシスタント」として活用することで、大幅な効率化が期待できます。
ChatGPTは、業種やターゲットを指定するだけで、論理的で構造の整ったアウトラインを瞬時に生成してくれます。それをもとに肉付けすれば、短時間で質の高い資料作成が可能になります。
提案書のアウトライン
提案書は、顧客の課題を把握し、自社サービスがどのように解決できるかを論理的に説明する文書です。
プロンプト例：
「○○業界向けに弊社のサービス△△を提案する提案書のアウトラインを作成してください。構成として、課題提起・解決策・導入メリット・導入事例・料金プラン・導入までの流れ、という流れにしてください。」
商品・サービス資料のアウトライン
商品・サービス資料は、顧客にサービスの価値をわかりやすく伝えるための重要なツールです。しかし、説明が冗長になったり、情報が整理されていなかったりすると、かえって魅力が伝わりにくくなります。
プロンプト例：
「弊社の新サービス『○○（サービス名）』の紹介資料を作成するためのアウトラインを提案してください。ターゲットは中小企業の経営者で、課題提起→サービス概要→導入メリット→活用例→導入方法という流れにしてください。」
ChatGPT活用：営業メール
営業活動におけるメール作成は、シンプルながら時間を取られがちな業務です。特に、新規開拓や商談後のフォロー、クロージングなど、場面に応じて最適な文面を考える必要があります。
新規開拓メール
新規開拓メールでは、限られた文字数で相手の興味を引き、自社サービスを印象づけることが重要です。ChatGPTは、件名から本文まで一貫した構成のメール文を出力してくれます。
プロンプト例：
「BtoB向けのSaaSサービスを新規に紹介する営業メールを作成してください。ターゲットは中堅企業の情報システム部門です。件名・導入文・サービス紹介・訴求ポイント・行動喚起を含めた構成にしてください。」
フォローアップメール
商談後のフォローアップは、信頼関係を構築し、次のアクションにつなげるための重要なタイミングです。
プロンプト例：
「商談後のフォローアップメールの文案を作成してください。先日の提案内容に対する補足と、次回打ち合わせの提案を含めてください。やや丁寧なビジネス文書でお願いします。」
クロージングメール
クロージングフェーズでは、顧客の懸念点を解消しながら、最終的な決断を促す文面が求められます。
プロンプト例：
「商談が終盤に差し掛かっており、意思決定を促すクロージングメールを作成してください。相手の検討中の懸念に触れつつ、導入メリットを再提示して、決断を促す文面にしてください。」
ChatGPT活用：トークスクリプト
営業活動では、話す内容を事前に整理しておくことがとても重要です。特に初回訪問や電話営業、クロージングといった場面では、限られた時間の中で顧客の信頼を得て、関心を引き、購入意欲を高めていく必要があります。
しかし、営業経験が浅い方にとっては「どこから話し始めればよいのか」「どう伝えれば刺さるのか」がわからず、迷いや不安を感じる場面も多いでしょう。そんなとき、ChatGPTを活用してトークスクリプトを作成しておけば、営業の質を安定させることができます。
トークの構成・論点・話す順番などをAIが整理してくれるため、営業担当者は本来の目的である「顧客の課題解決」に集中しやすくなるのです。
商品・サービスの紹介トークスクリプト
新しい顧客への初回訪問では、まず自社サービスに興味を持ってもらうことが重要です。ただし、いきなり機能の話から入ってしまうと、相手の関心を引けなかったり、話が一方通行になってしまうこともあります。
プロンプト例：
「自社開発のAI搭載チャットツール『○○』を顧客に紹介するためのトークスクリプトを作ってください。初回訪問を想定して、相手の課題を引き出しながら、サービスの特徴と導入効果を自然に伝える構成にしてください。」
電話での顧客アプローチトークスクリプト
電話によるアプローチ（いわゆるテレアポ）は、短時間で相手の関心を引くことが求められるため、言葉選びと構成が非常に重要です。「最初の30秒で印象が決まる」と言われるように、端的かつ明確なメッセージ設計が鍵となります。
プロンプト例：
「テレアポで新規顧客にアプローチする電話スクリプトを作成してください。相手が忙しい場合を想定して、30秒以内に興味を持たせるようなトークにしてください。」
クロージングテクニックトレーニング
商談の最終段階では、顧客が導入を決断するか否かの分かれ道となる「クロージング」が発生します。しかし、「強引に売り込むのでは…」と不安に感じ、クロージングが苦手な営業担当者も多くいます。
プロンプト例：
「営業担当者向けに、商談を成功させるクロージングテクニックをロールプレイ形式でトレーニングできるように、ケーススタディ付きで解説してください。」
ChatGPT活用：その他
ChatGPTは提案書やトークスクリプトの作成だけでなく、営業活動を支える日々の事務作業や情報理解の支援にも活用できます。特に、議事録の整理や文書のチェック、法律知識の補完といった「本来時間をかけたくないが正確性が求められる業務」において、強力なアシスタントとなってくれます。
業務の“見えない負担”を減らすことで、営業担当者は本来の「顧客との関係構築」や「商談」に、より多くの時間を使えるようになります。
議事録の要約
営業会議の議事録や商談メモなどを共有・活用しやすくするには、簡潔な要約と整理が欠かせません。しかし、忙しい現場では議事録の内容を振り返る時間もなかなか取れないのが実情です。
プロンプト例：
「以下の営業会議の議事録を要約してください。重要な決定事項、アクションアイテム、課題の3つに分類してください。（ここに議事録本文を貼り付け）」
誤字脱字チェック
営業資料やメール、提案書などの外部向け文書には、誤字脱字や文法ミスがあると信頼性を損なうおそれがあります。特に時間が無い時や急いで作成した資料や、複数人で編集したドキュメントでは見落としが起きがちです。
プロンプト例：
「以下の営業資料の文書に誤字脱字や文法ミスがないかチェックし、修正案を出してください。（ここに本文を貼り付け）」
法律の解説
営業活動では、製品・サービスの説明だけでなく、法令への配慮も求められます。特に下請法や景品表示法といった法律は、知らず知らずのうちに違反してしまうリスクがあり、トラブルや信頼低下の原因にもなりかねません。
プロンプト例：
「営業担当者として最低限知っておくべき下請法と景品表示法について、簡潔に解説してください。違反しやすいポイントも教えてください。」
営業活動にChatGPTを活用して業務効率が大幅アップ
ChatGPTは、文章生成を得意とするAIですが、営業活動においては単なる「ライティング支援」にとどまらず、提案準備、資料作成、メール対応、情報整理、スクリプト作成と、幅広く活用できます。
特に、事務作業にかかる時間を減らせる点は大きなメリットです。その分、より重要な顧客対応に時間を充てることができ、信頼関係の構築や売上アップにもつながります。
もちろん、すべてをChatGPTに任せるのではなく、人の判断や補足が必要な部分はあります。しかし、適切に使いこなせば、あなたの営業活動は確実に「質」と「スピード」の両方が向上するでしょう。
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